Introduktion

Landskontoret tilbyder en række digitale værktøjer med det formål at effektivisere bestyrelsesarbejdet. Disse værktøjer kan hjælpe med følgende:

• E-mail til sikker behandling af personfølsom data.
• Fildeling til opbevaring af referater og dagsordner ét centralt sted.
• Officepakken til udarbejdelse, deling og samarbejde på dokumenter.
• Introduktion af nye bestyrelsesmedlemmer til arbejdet.
• Arkivering af forretningskritiske filer på en central og sikker måde.

De administrative opgaver i en afdeling afhænger af aktiviteterne. Registrering af frivillige er en opgave, alle afdelinger skal udføre, og for alle bestyrelser vil der f.eks. være administration i forhold til møder (indkaldelser og referater). Hertil kommer f.eks. samarbejdsaftaler med kommunen, der skal udarbejdes og gemmes, matchlister eller deltagerlister, som skal holdes ajour, jubilæer, vagtplaner til butikken osv.

Det anbefales at udnævne en superbruger i bestyrelsen samt en IT-frivillig eller IT-administrator til at administrere de forskellige fælles IT-værktøjer.

Systemer til formænd

Nedenfor gennemgås de systemer, der er til rådighed til dig som formand for en afdeling:

Frivillige og medlemmer

På forsiden af Mit Røde Kors, er der en knap med din afdeling. Her finder du alle frivillige og medlemmer i din afdeling. 

Røde Kors e-mail

Alle der har en Røde Kors e-mail har en indgang til at se sine mails på forsiden af Mit Røde Kors. Vil du vide mere om røde kors e-mails kan du gå til vejledningen her. 

Røde Kors filsystem

Røde Kors filsystem er et tilbud til alle lokale afdelinger. Her kan I sikkert og nemt gemme jeres digitale filer og skabe et fælles arkiv, samtidig med at I overholder GDPR.

Hvem kan bruge Røde Kors filsystem? Røde Kors filsystem er først og fremmest for frivillige med hverv. I hver afdeling er det bestyrelsen, der beslutter, hvem der skal have adgang. Og alle, der tildeles adgang, skal logge ind med en personlig Røde Kors e-mailkonto.

Læs mere om Røde Kors filsystem og find vejledninger her.

Mine filer/OneDrive

Hvad er Mine filer/OneDrive? Hvis du har en Røde Kors e-mail, har du også adgang til en online udgave af Office-pakken, herunder Word, Excel og PowerPoint. Du får også dit eget personlige Røde Kors filarkiv, hvor du kan oprette og gemme dokumenter.

Hvordan får jeg adgang? Via din Røde Kors e-mail. Du kan læse mere om Røde Kors e-mails i punktet ovenfor (Røde Kors e-mail).

Læs mere om Office-pakken og OneDrive (Mine filer) og find vejledninger her.

Online møder

I Røde Kors bruger vi Microsoft Teams til online møder. Alle bestyrelser har mulighed for at benytte Teams. Her finder du vejledning til at indkalde og deltage i et online møde i Teams.

Hvordan får jeg adgang? Også via din Røde Kors e-mail.

Læs mere her.

Hvis du allerede har en e-mail kan du åbne Teams her.

Fakta

Formænd og bestyrelser har adgang til Fakta om det nationale arbejde. Her kan man få et overblik over alle frivillige på landsplan. Du finder Fakta på forsiden under Dine Genveje til venstre på siden.

TIPS TIL NEM ADGANG

Alle Røde Kors systemerne åbnes via internettet eller din internetbrowser (Edge, Safari, Chrome, osv.).

Derfor anbefaler vi at tilføje dem alle som bogmærke eller genvej på skrivebordet for nem og hurtig adgang.