BEREDSKAB: Podio

Vi bruger Podio til at aktivere frivillige krisestøtter ved akutte kriser. Med Podio kan du sende sms’er eller emails til alle dine krisestøtter samtidig.

Systemet fungerer samtidig som en database med oplysninger om de frivillige og deres forskellige kompetencer. Det gør det muligt at finde og aktivere de mest relevante personer til en specifik indsats.

Da Podio indeholder personfølsomme oplysninger og giver alle frivilligledere adgang til samtlige krisestøtter, er det vigtigt at følge retningslinjerne:

• Del aldrig din Podio-adgang. Kontakt konsulenter på Landskontoret, hvis fx din vice-aktivitetsleder skal have adgang.
• Alle nye brugere skal gennemgå introduktion og instruktionsvideoer før brug af Podio. 
• Du må ikke ændre i eksisterende administratorrettigheder i Podio. 
• Kontakt kun de frivillige krisestøtter, der tilhører din egen afdeling.
• Hvis du har brug for kontakt til andre/flere, så kontakt den relevante aktivitetsleder og/eller konsulenterne på landskontoret. 

Se Video 01 – Overblik over tilmelding og registrering (1min 52sek)

Se Video 02 – Retningslinjer for brug af Podio (3min 20sek)

Registrering af krisestøtter:

Se Video 03 – Gennemgang af tilmeldingsblanket (2 min 18sek)

De frivillige krisestøtter registrerer sig via en blanket på rodekors.dk (Bliv frivillig i Røde Kors’ nationale beredskab | Røde Kors).

Formularen sikrer

• at de rette oplysninger registreres
• at der skabes en forbindelse mellem krisestøtteren og aktivitetslederen
• samtykke til opbevaring af personfølsomme oplysninger
• samtykke til at vi må kontakte krisestøtteren på sms og mail

Byd dem velkommen

Som aktivitetsleder modtager du en mail, når en ny krisestøtte tilmelder sig din aktivitet. Brug de informationer, som står i mailen, til at tage personlig kontakt til den nye krisestøtter og byde velkommen, invitere til en samling mv.  

Se Video 04 – Gennemgang af email ved tilmelding (1 minut 39 sek).

Nu har du læst de vigtigste retningslinjer og ved, hvordan krisestøtterne registrerer sig. Så kommer det sjove: Hvordan aktiverer du dem i en akut krise?

How to Podio

Du er nu blevet inviteret til Podio via din Røde Kors-mail, så du skulle gerne modtage en mail direkte fra Podio nu. Følg anvisningerne i den mail og opret brugernavn og kodeord, så får du adgang.

Når du har fået adgang, ser startsiden sådan her ud:

De frivillige krisestøtter, som har registreret sig via formularen, ligger nu automatisk under din afdeling.

Personer

Under ’Personer’ kan du se alle frivillige og klikke dig frem til dine egne.

Skab et nemt overblik ved at lave personlige filtre. Se Video 05 – Filtrering af egne frivillige i Podio (1 min 37sek).

Uanset om du har lavet et filter eller ej, kan du klikke dig ind på hver enkelt frivillig for at opdatere deres kompetencer. De kompetencer, den frivillige valgte på registreringsblanketten er automatisk registreret for dem. Men du kan ændre i det og fx opdatere deres stamkort, når de gennemfører kurset i psykisk førstehjælp.

Når du sender en besked ifm. aktivering, kan du så vælge, om du kun vil sende til de krisestøtter, som er uddannet i psykisk førstehjælp.

Send besked

Tryk på ’Send besked’ for at sende besked om aktivering til dine krisestøtter.

Så kommer du til denne side:

NB! Her er det vigtigt, at du ikke ændrer i det, som allerede ligger her. Du må fx ikke redigere i eller slette ’Beredskabsledere i Roskilde’ eller ’Nordsjælland TEST AL og BL’. Det er dine frivilligkollegaers beskedskabeloner.

For at sende en sms til dine egne krisestøtter, så tryk på ’Add Besked’. Så kommer denne side frem:

Se Video 06 – Afsendelse af mail og SMS i Podio (4min 43 sek).

Bemærk: Modtagerne kan ikke svare direkte på SMS-beskeder sendt via Podio. Husk derfor at inkludere et telefonnummer eller en anden kontaktperson i SMS’en, som de kan svare til. Fx: ‘Svar venligst aktivitetsleder på dette nummer: [AL-telefonnummer]’.

Test og afprøv
Prøv dig frem med at sende en SMS til dig selv eller din egen afdeling. Skriv bare under ’sms tekst’ at det er en test - evt. sammen med en opmuntrende hilsen, når nu de alligevel hører fra dig :-)

Når du er klar til at få dine frivillige registreret i Podio, så send det her link til registreringsformularen (Bliv frivillig i Røde Kors’ nationale beredskab | Røde Kors) til dem. Så registrerer de sig. Og bliver automatisk tilknyttet dig som aktivitetsleder i Podio.


Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, så tøv ikke med at kontakte konsulenterne på Landskontoret via mail: beredskab@rodekors.dk

God fornøjelse!