Bogføring af §18- og andre øremærkede midler

Indledning

Øremærkede midler er midler, som skal bruges på et bestemt formål. Typisk skal der afleveres regnskab til den, der har bevilget pengene, og er midlerne ikke brugt helt, skal resten betales tilbage. I afsnittet Øremærkede midler beskriver Økonomivejledningen, hvordan disse behandles regnskabsmæssigt. Den følgende vejledning beskriver, hvad man konkret skal gøre ud fra kontoplanen i Uniconta.

1: § 18 og andre øremærkede midler – når de modtages

Når afdelingen modtager øremærkede midler, siger Økonomivejledningen, at de skal bogføres i balancen. I Uniconta skal det ske på konto 9110 Ej forbrugte øremærkede midler.

Det skal gøres på denne måde, for at man kan holde styr på bevillingen, men også fordi en øremærket bevilling principielt aldrig kan give overskud: man må altså aldrig bogføre mere af bevillingen som indtægt, end hvad der er brugt af den til formålet.

Har afdelingen fx modtaget en § 18-bevilling på 10.000 kr., men kun brugt 9.500 kr., må der kun bogføres 9.500 kr. som indtægt.

Tit udbetales denne type bevillinger også året før, de skal anvendes, og så skal beløbet under alle omstændigheder hensættes (stadig på konto 9110), så det ikke medtages som indtægt i udbetalingsåret.

Konkret kan en bogføring se sådan ud:

Her er en kassekladde klar til bogføring af en § 18-bevilling på 15.000 kr. modtaget i december 2023 til brug i 2024. Den er krediteret på konto 9110 og debiteret på konto 8710, banken.

Den har dimension M1 i Midler for § 18-midler og SA22 i Aktiviteter, da der er tale om støtte til lokale fællesskaber. Man kan lade Aktiviteter-feltet være blankt, hvis bevillingen fx skal dække flere formål.

2: § 18 og andre øremærkede midler – når de bruges

Denne kassekladde indeholder posteringer af udgifter, som betales af § 18-bevillingen:

Bemærk, at alle poster har Aktiviteter SA22 og Midler M1. (Dette er et opdigtet eksempel, så alle udgifter er registeret med fortløbende bilagsnumre og viser alle udgifter i årets første tre måneder😉)

3: § 18 og andre øremærkede midler – opgørelse

Når man skal gøre op, hvor meget af bevillingen der er brugt og dermed, hvor meget der kan bogføres som indtægt, kan man trække en rapport (se evt. vejledning 8 Saldobalance – kontokort):

Her er valgt, at dimensioner Aktiviteter og Midler skal vises. I kolonnedelen (1. kvartal) er der valgt, at det er poster med SA22 og M1, der skal vises. Alle konti er valgt, så konto 9110 medtages, til gengæld er der sat hak i Undlad tomme konti, så det kun er konti med poster med de valgte dimensioner, der vises.

Rapporten ses her med samlet resultat for bevillingen på konto 7999 Resultat i alt, og det bevilgede beløb på konto 9110:

4: § 18 og andre øremærkede midler – bogføring af indtægt

Nu kan et beløb svarende til de samlede omkostninger bogføres som indtægt på konto 1060 Tilskud/bevilling, kommunen:

Posteringen har de samme dimensioner, SA22 og M1, som de øvrige posteringer vedrørende bevillingen. På konto 1060 bogføres (krediteres) en indtægt på 12.029,17 kr., svarende til det forbrugte, og på konto 9110 reduceres det skyldige/ikke forbrugte beløb tilsvarende.

En ny rapport viser, hvad der er sket – bevillingens resultat er nu 0 (konto 7999) og det skyldige beløb (konto 9110) kr. 2.970,83:

De bogførte indtægter og udgifter vedrørende denne § 18-bevilling er nu lige store, og hvis der ikke er flere udgifter resten af året, er beløbet på konto 9110 det beløb, der skal tilbagebetales.

Bogføring af indtægten vedrørende en bevilling af øremærkede midler skal senest ske i forbindelse med årsregnskabet, men nogle gør det periodevis, andre hver gang der bogføres en udgift.