Personlig Røde Kors e-mail - 'Send Sikkert' & 'Kryptér'

En sikker e-mail er en e-mail, som sendes på en måde, så indholdet af e-mailen ikke kan læses af andre end dem, den er tiltænkt - og ingen kan ændre indholdet undervejs.

Det skal du for at imødekomme de lovkrav om datasikkerhed (GDPR), som Røde Kors er underlagt. 

Der er to måder, hvorpå man kan sende en mail sikkert: Via funktionen 'Send Sikkert' eller funktionen 'Kryptér' (gennemgås nedenfor). Når du skal sende en sikker mail, afhænger måden, du gør det på, altså af, hvem du sender til.

Kort og godt skal du bruge funktionen 'SendSikkert' når du sender til en offentlig instans, og funktionen Kryptér', når du sender til en privat mailadresse (Gmail, Yahoo, Hotmail etc.). 

HVAD ER PERSONDATA?

Persondata opdeles i to kategorier: Almindelig og følsom.

Almindelig persondata er bl.a.:
Nationalitet, adresse, uddannelse, gps-oplysninger, arbejdsplads, bydel, om de fx ejer bil, cykel, båd, ip-adresse, device-id på telefonen, e-mailadresse, profession, interesser, navn, alder, køn, hårfarve, højde, vægt, skostørrelse, telefonnummer, , billede, indtægt, cpr.nr., ansættelsesforhold osv.

Følsomme persondata er bl.a.:
Politisk ståsted, helbredsoplysninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, medlem af fagforening (+hvilken), seksuel orientering, race, etnisk oprindelse, biometrisk data: iris, dna, fingeraftryk, straffedomme osv.

'SEND SIKKERT' - E-mails til offentlige instanser

Når du sender til – eller modtager, fortrolige e-mails fra kommunen eller andre offentlige instanser via din personlige Røde Kors e-mail, skal man vælge ‘Send Sikkert’ metoden. Denne funktion gør, at mailene sendes gennem den samme, sikre ’tunnel’ (uden andre kan se indholdet), fordi både Røde Kors og de offentlige instanser er tilmeldt sikre mailprogrammer. ’Send sikkert’ funktionen er ikke er tilgængelig, hvis du skal sende en sikker mail til en privat e-mailkonto som fx Gmail og Hotmail. Hér skal du bruge Røde Kors’ anden mulighed; Kryptér (gennemgås længere nede).

Sådan gør du:
Åben din indbakke via owa.rodekors.dk og åbn en ny e-mail. Skriv din meddelelse og klik derefter på den
lille firkant oppe i toppen på værktøjslinjen.  Klik derefter på "Send Sikkert".

Nedenstående vindue åbnes i højre side. Klik på plus-ikonet for at tilføje modtagere.
Indtast modtageren i feltet og klik på ok/v-ikonet.

E-mailen kan nu afsendes ved at klikke på 'Send' (som er den lille papirsflyver)

Hvis modtageren IKKE er med i 'Send Sikkert' ordningen (en privat mail), vil den få farven orange.
(brug hér Kryptér metoden, som beskrives i næste afsnit).

Hvis modtageren er med i ‘Send Sikkert’ ordningen vil modtagerens e-mailadresse få farven grøn.
Hvis modtageren er en Røde Kors e-mail, vil den få farven blå.

KRYPTÉR - E-mails til private (ikke en Røde Kors mailkonto)

‘Kryptér’ er en metode, du skal anvende, når du skal sende en sikker mail til en privat e-mailkonto (fx Gmail og Hotmail), for de er ikke tilknyttet ‘Send Sikkert’ ordningen.  

Alle almindelige kendte mailsystemer som Hotmail, Gmail, Yahoo-mail osv. kan modtage din e-mail via ‘Kryptér’ metoden. Nedenfor kan se du, hvordan du sender via ‘Kryptér’ metoden, samt hvordan modtageren åbner og svarer på din sikre mail:

1. Klik på 'Ny mail' for at få mailvinduet frem.
   Indsæt modtager, tilføj overskrift og skriv din meddelelse som du plejer.
   
   
2. Vælg 'Indstillinger' i topmenuen.
   Vælg derefter den gule hængelås:
   
   
3. Vælg 'Krypter' fra fold-ud menuen.

Tjek om mailen er sendt med 'Kryptér':
Når du har sendt mailen, kan du klikke på din 'Sendt post-mappe', hvor alle dine sendte mails ligger.
I oversigten kan du se, hvilke der er sendt med 'Kryptér' da den mail får en lille hængelås:

Når modtageren klikker på den krypterede mail vil han/hun kunne se en lille infotekst øverst, som kort fortæller, at mailen er krypteret. Ved besvarelse af mailen, vil modtageren ikke kunne fjerne krypteringen igen.

Alt efter mailsystem (gmail, Hotmail, Yahoo osv.), kan det også ske, at modtageren først modtager en mail, som forklarer, at den sendte mail er krypteret - og der skal klikkes på fx en knap der hedder noget a la 'Læs meddelelsen'.

Eksempel fra Gmail på, hvordan en krypteret e-mail ser ud hos modtageren.

For at kunne læse meddelelsen skal modtageren klikke på ‘Læs meddelelsen’. Herefter åbnes en ny side med information om, hvordan man får adgang til beskeden:

Som det fremgår af billedet ovenfor, kan man vælge at få adgang ved at logge på via sin e-mail eller ved at anvende en engangskode. I følgende eksempel har modtageren valgt at anvende en engangskode.

Herefter åbnes følgende side:

Tjek derefter din e-mail, hvor du har modtaget følgende besked:

Koden indtastes i feltet ‘ Engangskode’ og der klikkes på fortsæt. Bemærk at koden kun gælder i 15 min.

Herefter kan modtageren læse indholdet af den krypterede e-mail.

Sådan ser den åbnede e-mail ud.

HVORDAN SVARER / VIDERESENDER MODTAGEREN EN KRYPTERET MAIL?

Den der har modtaget en ‘sikker mail’, har nu mulighed for svare på mailen eller sende den videre til en anden person.
Ikon til besvarelse af mailen findes i øverste højre hjørne.

BEMÆRK!

De krypterede e-mails risikerer af og til at ryge i spamfilteret.

NB!
Microsoft ændrer fra tid til anden designet på Outlook online. Hvis du oplever at designet er ændret i en sådan grad, at denne vejledning ikke længere er tidssvarende, så skriv venligst til helpdesk@rodekors.dk.

Hvis du har oprettet din Røde Kors e-mail på din iPhone eller iPad, kan du også sende en sikker mail derfra.