Hvad er Røde Kors Filsystem?

Kristoffer Uhrenholdt Turkzeban
Kristoffer Uhrenholdt Turkzeban
  • Opdateret

Generelt om Filsystemet
Røde Kors har deres eget dokumenthåndteringssystem til frivillige i Røde Kors.
Vi har kaldt det ’Filsystemet’, og det er et tilbud til alle lokalafdelinger, hvor I sikkert og nemt kan gemme jeres digitale filer og dokumenter.
Med Filsystemet skaber i afdelingens fælles arkiv, samtidig med at I overholder GDPR.  

Alle afdelinger har dokumenter, som skal opbevares og skal kunne findes og bruges af flere personer. Det kan være mødereferater, budgetter, afdelingsfoldere eller annoncer og fotos fra aktiviteterne. Røde Kors har et fælles system til opbevaring og deling af dokumenter og andre filer. Alle bestyrelser kan få adgang til filsystemet og få hjælp fra landskontoret til at komme i gang med at bruge det.

Hér et eksempel på, hvordan Filsystemet kan se ud:

 

Hvem kan bruge Røde Kors Filsystem? 
Røde Kors Filsystem er først og fremmest for frivillige med hverv. I hver afdeling er det bestyrelsen, der beslutter, hvem der skal have adgang, og alle, der tildeles adgang, skal have en personlig Røde Kors e-mail, som de logger ind med. 
Den personlige Røde Kors e-mail kan kun tildeles adgang til Filsystemet gennem Helpdesk (helpdesk@rodekors.dk).

Hvor mange i afdelingen får adgang? 
Hver afdelingsledelse beslutter selv, hvor mange bestyrelsesmedlemmer og aktivitetsledere, der skal bruge Filsystemet. I nogle afdelinger er alle aktivitetsledere og bestyrelsesmedlemmer oprettet. Andre steder er det blot bestyrelsen eller dele af den.  
Mange steder starter man med få og udvider så gradvist gruppen af brugere. Og Landskontoret hjælper meget gerne med at finde ud af, hvad der passer bedst til jer.  

Filsystemets opbygning
Filsystemet er et system, som til forveksling ligner den mappestruktur, som ligger på en computer, men der er nogle forskelligheder, som vi her vil gennemgå:

  • Filsystemet er en samling af mapper, hvori man kan lægge sine dokumenter, men man kan kun få adgang til Filsystemet, hvis man har en personlig Røde Kors e-mail - og den er tilknyttet Filsystemet (kun Helpdesk kan gøre dette).

  • Alle dem der har adgang til en lokalafdelings Filsystem kan se, hvad der ligger i de gule mapper.

  • Men inde i nogle af de gule mapper, kan også ligge en skjult rød mappe. Den vil hedde ’NavnPåEnAktivitet – Lukket mappe’ eller fx ’Bestyrelsen - Kun for Bestyrelsen’. Disse mappenavne og deres farve må ikke ændres, da de er med til at synliggøre, hvor man sikkert kan gemme GDPR følsomt materiale.

  • Kun medlemmerne af en lukket, rød mappe kan se den lukkede røde mappe.
    Således sikrer vi god GDPR og beskyttelse af de mange personlige oplysninger, man som frivillig i Røde Kors kan komme i besiddelse af.

  • Alle de aktiviteter som har brug for en lukket rød mappe, kan få oprettet én af Helpdesk.

  • I kan selv lave de gule og åbne mapper (uden en lukket rød mappe i), som alle kan tilgå, og I må lave alle dem, I har brug for. For oversigtens skyld anbefaler vi dog, at også de mapper I selv laver kaldes aktivitetens navn. 

 

Her er et andet eksempel på nogle mapper i Filsystemet:

Den gule, åbne mappe (du ser ovenfor) ved navn ’Testaktivitet’ indeholder en standard, lukket rød mappe, som hedder ’Testaktivitet – Lukket mappe’. Den er denne:

 

Bestyrelsens mapper
Her er vi gået ind i den gule 'Bestyrelsen-mappe' (du ser på første skærmbillede), og hvis man er medlem af bestyrelsen, kan man se nedenstående røde, lukkede mappe (hvis man via Helpdesk har fået adgang til den):

Hvis man ydermere er formand eller kasserer, kan man se denne røde, lukkede mappe (hvis man via Helpdesk har fået adgang til den). Den ligger så inde i den gule ’Økonomi-mappe’ (du ser ovenfor):

 

 

 

 

Populære vejledninger:

Introduktionsvideo til Røde Kors digitale systemer

Mappestruktur i Røde Kors filsystem

Gem filer fra Outlook/e-mail i filsystemet

Del indhold fra Røde Kors filsystem

Opret og udarbejd dokumenter, præsentationer og excel ark i Røde Kors filsystem

Flyt dine filer fra Mine filer (OneDrive) til Filsystemet 

 

Vil du vide mere?  
Find mere information om Røde Kors filsystem i præsentationen her.

Ønsker I en demonstration af Røde Kors filsystem (på et Teams-møde), eller at bestille en side til afdelingen, så skriv til filsystem@rodekors.dk– de hjælper jer godt videre. 

Relateret til

Var denne artikel en hjælp?

0 ud af 0 fandt dette nyttigt

Har du flere spørgsmål? Indsend en anmodning

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.