Introduktion

Landskontoret tilbyder en række digitale værktøjer med det formål at effektivisere bestyrelsesarbejdet. Disse værktøjer kan hjælpe med følgende:

• Sikkerhed i overensstemmelse med GDPR, når der behandles personfølsomme og andre fortrolige data.
• Udarbejdelse og opbevaring af referater og dagsordner ét centralt sted.
• Deling og samarbejde på dokumenter.
• Introduktion af nye bestyrelsesmedlemmer til arbejdet.
• Arkivering af forretningskritiske filer på en central og sikker måde.

De administrative opgaver i en afdeling afhænger af aktiviteterne. Registrering af frivillige er en opgave, alle afdelinger skal udføre, og for alle bestyrelser vil der f.eks. være administration i forhold til møder (indkaldelser og referater). Hertil kommer f.eks. samarbejdsaftaler med kommunen, der skal udarbejdes og gemmes, matchlister eller deltagerlister, som skal holdes ajour, jubilæer, vagtplaner til butikken osv.

Det anbefales at udnævne en Kontakt-superbruger i bestyrelsen samt en IT-frivillig eller IT-administrator til at administrere de forskellige fælles IT-værktøjer.

Liste over systemer:

Kontakt (Frivillig- og medlemssystem):

Hvad er Kontakt? Kontakt er Røde Kors’ frivillig- og medlemssystem, som har to funktioner:

• Et opslagsværk, hvor man kan finde kontaktoplysninger på frivillige med hverv.
• Et system til registrering og opdatering af frivilliges og medlemmers oplysninger i Røde Kors-afdelingerne.

Læs mere om Kontakt og find vejledninger her.

Eller åbne Kontakt her.

Røde Kors e-mail:

Hvad er en Røde Kors e-mail? Alle med et hverv kan få en Røde Kors e-mail. Frivillige uden hverv, der har behov for at sende sikker mail i henhold til GDPR, kan også få en Røde Kors e-mail.

Hvordan får jeg en Røde Kors e-mail? For at oprette en Røde Kors e-mail skal du logge ind på Mit Røde Kors. Linket til formularen virker kun, når du er logget ind på Mit Røde Kors.

Læs mere om Røde Kors e-mail og find vejledninger her.

Hvis du allerede har en e-mail kan du åbne den her.

Røde Kors filsystem:

Hvad er Røde Kors filsystem? Røde Kors filsystem er et tilbud til alle lokale afdelinger. Her kan I sikkert og nemt gemme jeres digitale filer og skabe et fælles arkiv, samtidig med at I overholder GDPR.

Hvem kan bruge Røde Kors filsystem? Røde Kors filsystem er først og fremmest for frivillige med hverv. I hver afdeling er det bestyrelsen, der beslutter, hvem der skal have adgang. Og alle, der tildeles adgang, skal logge ind med en personlig Røde Kors e-mailkonto.

Læs mere om Røde Kors filsystem og find vejledninger her.

Åben filsystem her.

Mine filer/OneDrive:

Hvad er Mine filer/OneDrive? Hvis du har en Røde Kors e-mail, har du også adgang til en online udgave af Office-pakken, herunder Word, Excel og PowerPoint. Du får også dit eget personlige Røde Kors filarkiv, hvor du kan oprette og gemme dokumenter.

Hvordan får jeg adgang? Via din Røde Kors e-mail. Du kan læse mere om Røde Kors e-mails i punktet ovenfor (Røde Kors e-mail).

Læs mere om Office-pakken og OneDrive (Mine filer) og find vejledninger her.

Hvis du allerede har en e-mail kan du åben OneDrive her.

Online møder:

I Røde Kors bruger vi Microsoft Teams til online møder. Alle bestyrelser har mulighed for at benytte Teams. Her finder du vejledning til at indkalde og deltage i et online møde i Teams.

Hvordan får jeg adgang? Også via din Røde Kors e-mail.

Læs mere her.

Hvis du allerede har en e-mail kan du åbne Teams her.

Fakta:

Formænd og bestyrelser har adgang til Fakta om det nationale arbejde.

TIPS TIL NEM ADGANG

Alle Røde Kors systemerne åbnes via internettet eller din internetbrowser (Edge, Safari, Chrome, osv.).

Derfor anbefaler vi at tilføje dem alle som bogmærke eller genvej på skrivebordet for nem og hurtig adgang.